Iniţial, familia lui Ştefan Holban a fost cazată la şcoala primară din şoseaua Grozăveşti, nr. 38, mai apoi a fost domiciliată la Bucureşti, str. Sulţer, nr.11. Din cauză că refugiul a fost atât de neaşteptat şi s‑a efectuat în grabă unii membri ai familiei nu au reuşit să ia cu dânşii nici actele de identitate, nemaivorbind de unele mijloace de existenţă. În asemenea situaţie s‑au pomenit mii de familii de refugiaţi basarabeni. Sarcina de documentare şi ajutorare a refugiaţilor basarabeni şi‑a asumat‑o Cercul Basarabenilor, asociaţie ce funcţiona la Bucureşti încă din anul 1935.

La 5 iulie 1940, Ştefan Holban depunea pe numele preşedintelui Cercului Basarabenilor, Bucureşti, următoarea cerere: Domnule Preşedinte, Subsemnatul, Ştefan Holban, avocat din Chişinău, refugiat cu soţia şi doi fii, plecat în grabă fără mijloace, cu onoare vă rog să binevoiţi a‑mi acorda un ajutor bănesc. În prima lună de refugiu, Cercul Basarabenilor a acordat ajutoare băneşti, în urma cererilor depuse, unui număr de 220 de refugiaţi basarabeni, inclusiv familiei lui Ştefan Holban, în mărime de 5000 de lei. La şedinţa Cercului Basarabenilor din 3 octombrie 1940 lui Ştefan Holban i se aprobă un ajutor bănesc în sumă de 6 000 de lei. La 7 aprilie 1941, Biroul Permanent al Cercului acordă un ultim ajutor bănesc în valoare de 5000 de lei unui număr de 26 foşti deputaţi ai Sfatului Ţării, printre care se regăsea şi Ştefan Holban. La 26 mai 1941, Biroul Permanent al Cercului acordă lui Ştefan Holban 3000 de lei drept speze de transport în legătură cu obţinerea diferitelor autorizaţii şi îndeplinirea formalităţilor la diferite autorităţi.

La Adunarea Generală din 12 ianuarie 1941 a Cercului Basarabenilor, la care participă şi avocatul Ştefan Holban, s‑au operat modificări în statutul Asociaţiei, în corespun‑ere cu necesităţile satisfacerii intereselor individuale şi generale ale refugiaţilor basarabeni. Peste puţin timp, la 11 februarie Ştefan Holban este cooptat ca membru în Comitetul de conducere a Cercului Basarabenilor, făcând parte din comisiunea pentru verificarea şi cercetarea cererilor de origine etnică română, alături de Pan Halippa, avocat Luca Brânză şi Constantin Roşca. Deşi îndura lipsuri, nu a urmărit să obţină beneficii din activitatea în cadrul Cercului, şi a pus bariere în calea celor ce urmăreau beneficii personale. S‑a dovedit a fi o persoană integră şi dezinteresată, pledând pentru modul democratic şi transparent a activităţii Cercului. La propunerea de modificare a statutului în sensul ca o parte din membrii Comitetului să fie aleşi de adunare, iar o altă parte să fie de drept, a insistat ca toţi membrii comitetului să fie aleşi, replicând că dacă refugiaţii basarabeni formează o comunitate de care îi leagă anumite interese, această comunitate trebuie să‑şi aleagă reprezentanţii ei şi să nu fie condusă de cei de drept. Adunarea generală extraordinară a Cercului Basarabenilor din 6 iunie 1941, la care s‑a efectuat modificarea unor articole din statut, i‑a împuternicit pe avocaţii Luca Brânză şi Ştefan Holban, sau pe mandatarii lor, să facă toate demersurile şi formalităţile necesare pentru modificarea statutului Cercului, semnând în mod valabil în numele Cercului Basarabenilor, reprezentându‑l în faţa tuturor instanţelor judecătoreşti şi putând să facă orice modificări la statut în urma eventualelor cereri a acestor instanţe.